Przedsiębiorcy mają do dyspozycji kilka sposobów rozliczenia użytkowania pojazdu w ramach prowadzonej działalności. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby korzystać także z samochodu prywatnego w firmie. Sprawdźmy, jak formalnie wygląda takie rozwiązanie i z jakimi korzyściami się wiąże.
Koszty używania samochodu prywatnego w działalności gospodarczej
Jeżeli posiadasz prywatny samochód i korzystasz z niego w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, masz prawo do rozliczania kosztów związanych z jego eksploatacją – na przykład wydatków na zakup paliwa czy naprawy. To, jaką kwotę będzie można zaliczyć jako koszt uzyskania przychodu, zależy przede wszystkim od tego, w jaki sposób będziesz korzystać z pojazdu.
Jeśli auto będzie używane wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej, masz prawo do rozliczenia 100% kosztów. Czynni podatnicy VAT mają również możliwość rozliczenia 100% tego podatku. Jeśli będziesz korzystać z samochodu zarówno na potrzeby działalności, jak i prywatnie, możesz uwzględniać 20% wydatków netto. Dodatkowo masz możliwość rozliczenia 50% podatku VAT oraz uwzględnienia nierozliczonego VAT-u w podatku dochodowym.
Z jakimi obowiązkami wiąże się własny samochód w działalności gospodarczej?
Oba powyższe scenariusze wymagają dopełnienia odpowiednich formalności. Jeśli zastanawiasz się nad wykorzystywaniem samochodu prywatnego w firmie, wyczerpujący artykuł na ten temat znajdziesz na Firmove.pl. Podstawowym obowiązkiem, o którym nie należy zapominać, jeśli chcesz odliczać 100% kosztów, jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, w której będziesz wykazywać podróże służbowe. Poza tym konieczne będzie składanie deklaracji VAT-26. W przypadku mieszanego wykorzystywania pojazdu nie ma obowiązku prowadzenia takiej ewidencji. Oczywiście w obu sytuacjach konieczne jest przechowywanie dokumentów potwierdzających poniesione koszty.
Prywatny samochód w firmie jednoosobowej a środki trwałe
Jak widzisz, samochód prywatny w firmie wcale nie musi wchodzić do majątku przedsiębiorstwa, aby możliwe było rozliczanie ponoszonych wydatków. Ale możesz także wprowadzić go do ewidencji środków trwałych firmy. Da Ci to przede wszystkim możliwość rozliczania odpisów amortyzacyjnych, co przełoży się na opłaty podatkowe. Nadal możesz oczywiście rozliczać 100% kosztów, jeśli korzystasz z pojazdu wyłącznie w ramach działalności gospodarczej. Jeśli jednak będziesz użytkować auto również prywatnie, zyskasz możliwość uwzględnienia 75% kosztów netto powiększonych o nierozliczony VAT oraz 50% kwoty podatku VAT.
Rozliczanie kosztów użytkowania prywatnego auta pracowników
Oczywiście powyższe scenariusze odnoszą się do użytkowania na przykład należącego do przedsiębiorcy prywatnego samochodu w firmie jednoosobowej. Niekiedy zdarza się jednak, że to zatrudnieni przez przedsiębiorstwo pracownicy korzystają z własnych pojazdów w celu realizacji obowiązków służbowych. Co w takiej sytuacji? Przepisy przewidują możliwość uproszczonego rozliczenia podróży. Wówczas zastosowanie ma kilometrówka. Obecnie w przypadku samochodów osobowych o pojemności silnika większej niż 900 cm3 wynosi 1,15 zł za każdy przejechany kilometr. Rozliczenie jest więc niezwykle łatwe: wystarczy pomnożyć liczbę kilometrów pokonanych w ramach służbowych przejazdów przez wskazaną wyżej stawkę. Konieczne jest także prowadzenie ewidencji podróży dla konkretnego pojazdu. Nie jest jednak konieczne np. zbieranie faktur dokumentujących zakup paliwa czy naprawy.
