Działanie kart paliwowych nie powinno być skomplikowane. Pomagają one zarządzać wydatkami na paliwo w firmach. Dzięki nim tankowanie pojazdów służbowych jest bardziej transparentne, a także pozwala zaoszczędzić część funduszy. Jednak na czym polega ich rozliczanie?
Czym są karty paliwowe i jak funkcjonują w praktyce
Zacznijmy od podstawowego pytania. Co robi karta paliwowa? Umożliwia ona bezgotówkowe tankowanie paliwa oraz zakup produktów, a często także usług na stacjach benzynowych. Przypomina w działaniu i wyglądzie kartę kredytową, jednak jej funkcjonalność została zaprojektowana specjalnie z myślą o potrzebach firm posiadających pojazdy służbowe. Każda karta przypisana jest do konkretnego pojazdu lub kierowcy, co pozwala na precyzyjne monitorowanie wydatków.
Natomiast system kart paliwowych opiera się na współpracy między wydawcą karty, wybraną siecią stacji paliw oraz firmą korzystającą z tego rozwiązania. Kierowca dokonuje transakcji przy użyciu karty oraz kodu PIN, czasami musi podać dodatkowe informacje, jak np. przebieg w momencie tankowania. Informacje o zakupie trafiają natychmiast do systemu.
Zarejestrowane dane obejmują ilość zatankowanego paliwa, miejsce transakcji, datę i godzinę tankowania oraz numer rejestracyjny pojazdu. Przedsiębiorca otrzymuje dostęp do panelu online, gdzie może na bieżąco monitorować wszystkie transakcje dokonane przez pracowników. Więcej o działaniu kart paliwowych przeczytasz na tej stronie internetowej: https://e100.eu/pl/produkty/karty-paliwowe.
Mechanizm rozliczania transakcji kartami paliwowymi
Jak wygląda jednak rozliczanie kart paliwowych? Następuje ono według ustalonego cyklu, najczęściej miesięcznego. Firma otrzymuje zbiorczą fakturę VAT obejmującą wszystkie transakcje dokonane w danym okresie rozliczeniowym. Taki system eliminuje konieczność zbierania pojedynczych paragonów i faktur od kierowców, co znacząco upraszcza księgowość.
Proces rozliczenia rozpoczyna się od wygenerowania raportu transakcji przez system wydawcy karty. Raport zawiera szczegółowe zestawienie wszystkich zakupów, w tym informacje o rodzaju paliwa, jego ilości, cenie jednostkowej oraz miejscu tankowania. Możesz ustawić limity wydatków dla poszczególnych kart, określać rodzaje produktów dostępnych do zakupu oraz definiować obszary geograficzne, w których karta jest aktywna.
System automatycznie blokuje transakcje przekraczające ustalone parametry, co zwiększa kontrolę nad wydatkami. Wartość zatankowanego paliwa obciąża konto firmowe zgodnie z warunkami umowy zawartej z wydawcą karty.
Niektórzy dostawcy zapewniają odroczony termin rozliczeń, nawet do 30 dni od zakończenia okresu rozliczeniowego, co poprawia płynność finansową przedsiębiorstwa. Dodatkowo firmy mogą negocjować rabaty cenowe uzależnione od wolumenu zakupów, co przekłada się na realne oszczędności przy większej flocie pojazdów.
Bezpieczeństwo
Karty paliwowe wyposażone są w zaawansowane mechanizmy zabezpieczające przed nieautoryzowanym użyciem. Każda transakcja wymaga wprowadzenia kodu PIN. Dostępny jest też system powiadomień SMS lub e-mail, który informuje o każdej transakcji w czasie rzeczywistym, co pozwala na szybkie wykrycie ewentualnych nieprawidłowości.